Wer für eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) einen Hausmeisterdienst beauftragen möchte, braucht dafür meist zunächst einen Beschluss der Eigentümerversammlung; der Verwalter setzt diesen anschließend um und unterzeichnet den Vertrag im Namen der Gemeinschaft. Seit der WEG-Reform 2020 (WEMoG) hat der Verwalter zwar erweiterte Vertretungsbefugnisse für die laufende Verwaltung, größere oder dauerhafte Beauftragungen sollten dennoch durch einen sauberen Beschluss abgesichert sein. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung, gibt aber eine praxisnahe Orientierung für den Ablauf.
Ausgangslage: Wer entscheidet was?
Die Eigentümergemeinschaft ist rechtlich verantwortlich für das gemeinschaftliche Eigentum, der Verwalter handelt in ihrem Auftrag. Nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in der seit 2020 geltenden Fassung kann der Verwalter im Rahmen seiner Vertretungsmacht Verträge für die Gemeinschaft abschließen; die interne Entscheidung, ob und mit welchem Budget ein Hausmeisterdienst beauftragt wird, liegt aber typischerweise bei der Eigentümerversammlung. In vielen Gemeinschaftsordnungen wird zudem festgelegt, ab welcher Auftragssumme ein Beschluss zwingend erforderlich ist.
Diese Aufgabenteilung wirkt auf den ersten Blick kompliziert, folgt aber einer einfachen Logik: Die Eigentümer tragen als Gemeinschaft die wirtschaftlichen Folgen einer Beauftragung, deshalb liegt die grundsätzliche Entscheidung bei ihnen. Der Verwalter kümmert sich dagegen um die praktische Umsetzung, also die Auswahl geeigneter Angebote, die Vertragsverhandlung im Detail und die spätere Kontrolle der laufenden Zusammenarbeit. Für kleinere Alltagsentscheidungen, etwa eine kurzfristige Zusatzleistung im Rahmen des laufenden Budgets, muss nicht jedes Mal die gesamte Versammlung einberufen werden.
Der Ablauf Schritt für Schritt
- Bedarf ermitteln. Beirat oder Verwalter tragen zusammen, welche Aufgaben ein Hausmeisterdienst übernehmen soll – von der Objektbegehung über die Gartenpflege bis zur Handwerkerkoordination.
- Angebote einholen. Üblich sind mehrere Vergleichsangebote, die Leistungsumfang, Turnus und Preise transparent gegenüberstellen.
- Beschlussvorlage vorbereiten. Der Verwalter bereitet eine Beschlussvorlage vor, die Leistungsumfang, Kosten und Vertragslaufzeit zusammenfasst.
- Beschlussfassung in der Versammlung. Die Eigentümer stimmen über die Vorlage ab; üblicherweise genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes vorsieht.
- Vertragsschluss durch den Verwalter. Auf Basis des Beschlusses schließt der Verwalter den Vertrag mit dem Dienstleister ab.
- Umsetzung und Kontrolle. Der Beirat oder Verwalter begleitet die Einführung, etwa durch eine erste gemeinsame Objektbegehung.
Für dringende, im Rahmen der laufenden Verwaltung liegende Maßnahmen kann der Verwalter nach seiner gesetzlichen Vertretungsmacht auch ohne vorherigen Beschluss handeln. Für eine dauerhafte Hausmeisterbeauftragung bleibt eine ordentliche Beschlussfassung trotzdem der sicherere Weg.
Vorprüfung durch den Verwaltungsbeirat
Bevor eine Beschlussvorlage überhaupt in die Versammlung geht, lohnt sich eine Vorprüfung durch den Verwaltungsbeirat: Passt der vorgeschlagene Leistungsumfang zum tatsächlichen Bedarf im Objekt, sind die eingeholten Vergleichsangebote wirklich untereinander vergleichbar, und wurden alle relevanten Bereiche – von der Gartenpflege bis zur Schlüsselverwaltung – bedacht? Ein Beirat, der diese Fragen vorab klärt, erspart der Versammlung selbst lange Diskussionen über Details, die eigentlich schon im Vorfeld hätten geprüft werden können.
Was in die Beschlussvorlage gehört
Eine gute Beschlussvorlage nennt den vorgesehenen Dienstleister, den Leistungsumfang in Stichpunkten, die geplanten Kosten (netto, da WEG-Ausgaben in der Regel ohne Vorsteuerabzug sind), die vorgesehene Vertragslaufzeit sowie eine kurze Begründung, warum die Beauftragung sinnvoll ist. Je konkreter die Vorlage, desto weniger Rückfragen entstehen in der Versammlung selbst.
| Angabe in der Vorlage | Beispielinhalt |
|---|---|
| Dienstleister | Name und Kontaktdaten |
| Leistungsumfang | Begehung, Kleinreparaturen, Gartenpflege, Winterdienst |
| Kosten | monatliche Pauschale zzgl. Zusatzarbeiten |
| Laufzeit | z. B. zwei Jahre, danach automatische Verlängerung |
| Kündigungsfrist | z. B. drei Monate zum Jahresende |
Kosten und Umlage über die Hausgeldabrechnung
Die Kosten für den Hausmeisterdienst fließen in die jährliche Wirtschaftsplanung ein und werden anschließend anteilig über das Hausgeld abgerechnet. Sie fallen üblicherweise unter die Kostenposition „Hauswart“ nach § 2 Nr. 14 der Betriebskostenverordnung, soweit die Kosten später auch an Mieter weitergegeben werden sollen – Verwaltungstätigkeiten des Hausmeisters selbst sind davon ausgenommen und dürfen nicht umgelegt werden. Wie sich ein realistisches Budget für den Hausmeister kalkulieren lässt, zeigt ein eigener Beitrag dieser Themensammlung mit Preisspannen je Einzelleistung.
Typische Stolpersteine
- Beauftragung ohne Beschluss bei größeren, dauerhaften Verträgen
- Leistungsumfang zu vage in der Beschlussvorlage beschrieben
- Kostenrahmen für Zusatzarbeiten fehlt komplett
- Kündigungsfristen werden erst beim Wechsel geprüft, dann ist es oft zu spät
Erste Zusammenarbeit: worauf es in den ersten Wochen ankommt
In den ersten Wochen nach der Beauftragung zeigt sich, ob die Erwartungen von Gemeinschaft und Dienstleister tatsächlich zusammenpassen. Eine gemeinsame Auftaktbegehung mit Verwalter, Beirat und dem neuen Dienstleister hat sich bewährt: Dabei lassen sich Besonderheiten des Objekts direkt vor Ort klären, offene Punkte aus der Beschlussvorlage konkretisieren und Ansprechpartner auf beiden Seiten festlegen. So entsteht von Anfang an eine gemeinsame Grundlage, statt Missverständnisse erst nach Monaten zu bemerken.
Sonderfall: mehrere Gebäude in einer Gemeinschaft
Besteht eine Eigentümergemeinschaft aus mehreren Gebäuden oder Aufgängen, stellt sich zusätzlich die Frage, ob ein einheitlicher Hausmeisterdienst für die gesamte Anlage beauftragt wird oder ob einzelne Gebäudeteile unterschiedlich behandelt werden sollen. In der Praxis hat sich ein einheitlicher Dienstleister meist bewährt, weil er Kosten bündelt und für alle Gebäudeteile dieselben Standards bei Dokumentation und Reaktionszeit sicherstellt. Bei sehr unterschiedlicher Nutzung, etwa wenn ein Gebäudeteil gewerblich vermietet ist, kann eine differenzierte Beauftragung dennoch sinnvoll sein.
Eigene Stelle oder externer Dienstleister?
Manche Gemeinschaften überlegen, statt eines externen Dienstleisters eine eigene Hausmeisterstelle zu schaffen. Das bringt arbeitsrechtliche Pflichten mit sich (Lohnabrechnung, Urlaubsvertretung, Sozialversicherung), während ein externer Anbieter diese Fragen im eigenen Betrieb löst und der Gemeinschaft damit einen Teil der Verwaltungslast abnimmt. Wo genau die Vor- und Nachteile zwischen eigener Stelle und externem Anbieter liegen, arbeitet ein eigener Vergleichsbeitrag im Detail heraus.
Laufende Begleitung durch den Beirat
Nach der Beauftragung lohnt sich eine regelmäßige Rückmeldung an den Verwaltungsbeirat, etwa im Rahmen der turnusmäßigen Objektbegehung. So lässt sich frühzeitig erkennen, ob der vereinbarte Leistungsumfang noch zum tatsächlichen Bedarf passt, und Anpassungen können als eigener Punkt auf der nächsten Tagesordnung vorbereitet werden, statt erst bei der nächsten Vertragsverlängerung zur Sprache zu kommen.
Hausmeister RAT unterstützt Hausverwaltungen bei der Vorbereitung solcher Beschlussvorlagen, indem der mögliche Leistungsumfang und die zugehörige Preisstruktur transparent zusammengestellt werden – Grundlage für eine informierte Entscheidung der Eigentümer. [[cta: Angebot für Ihre WEG anfordern | Kostenlose Erstberatung und Angebot binnen 24 Stunden werktags.]]
Häufige Fragen
Braucht jede Hausmeisterbeauftragung einen Beschluss?
Für dauerhafte, größere Verträge ist ein Beschluss der sichere Weg. Für kurzfristige, im Rahmen der laufenden Verwaltung liegende Maßnahmen kann der Verwalter auch ohne Vorbeschluss handeln.
Welche Mehrheit ist für den Beschluss nötig?
Meist genügt die einfache Mehrheit der in der Versammlung abgegebenen Stimmen, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts Abweichendes vorschreibt. Bestehen Zweifel an der eigenen Gemeinschaftsordnung, hilft eine kurze Rücksprache mit einem Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht.
Wer kontrolliert, ob der Hausmeister seine Leistungen erbringt?
Meist übernimmt das der Verwalter in Abstimmung mit dem Beirat, unterstützt durch die digitale Dokumentation des Dienstleisters wie Checklisten und Bildbelege.
Können die Kosten voll über das Hausgeld umgelegt werden?
Die Kosten fließen in die Wirtschaftsplanung ein. Ob und in welchem Umfang sie später an Mieter weitergegeben werden dürfen, richtet sich nach der Betriebskostenverordnung und ist von der Verwaltungstätigkeit des Hausmeisters zu trennen.
Was, wenn der Beschluss angefochten wird?
Beschlüsse können innerhalb der gesetzlichen Frist angefochten werden. Eine sorgfältig vorbereitete, transparente Beschlussvorlage senkt das Risiko einer erfolgreichen Anfechtung erheblich.
Kann die Eigentümerversammlung die Beauftragung später wieder rückgängig machen?
Ja, ein späterer Beschluss kann einen früheren aufheben oder ersetzen, sofern die vertraglichen Kündigungsfristen gegenüber dem Dienstleister eingehalten werden. Reine Unzufriedenheit einzelner Eigentümer reicht dafür allein meist nicht aus, hier zählt die Mehrheitsentscheidung der Versammlung.
Sind Sondereigentümer verpflichtet, den beschlossenen Hausmeister zu bezahlen?
Ja, ein wirksamer Mehrheitsbeschluss bindet grundsätzlich alle Eigentümer, auch diejenigen, die dagegen gestimmt haben. Wer den Beschluss für fehlerhaft hält, kann ihn innerhalb der gesetzlichen Anfechtungsfrist gerichtlich überprüfen lassen.
Über diesen Beitrag
Geschrieben aus der Praxis unseres Hausmeisterdienstes in Berliner Wohnanlagen, Höfen und Gewerbeobjekten. Hinweise zu Recht, Steuern oder Sicherheit geben einen allgemeinen Überblick und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.
