Verwaltung und Beirat als Auftraggeber
In einer Wohnungseigentümergemeinschaft gehört das gemeinschaftliche Eigentum – Treppenhaus, Hof, Grünflächen, Fahrradkeller, oft auch Aufzug und Tiefgarage – allen Eigentümern gemeinsam. Über Umfang und Kosten der Pflege entscheidet nicht eine einzelne Person, sondern die Gemeinschaft per Beschluss, meist umgesetzt über die bestellte Verwaltung. Für einen Hausmeisterdienst bedeutet das: nachvollziehbare Leistungen, klare Kommunikationswege und eine Dokumentation, die auch gegenüber kritischen Einzeleigentümern Bestand hat, wenn sie in einer Versammlung nachgefragt wird.
Hausmeister RAT übernimmt die laufende Pflege des Gemeinschaftseigentums und richtet sich dabei nach den Beschlüssen der Eigentümerversammlung. Änderungen am Leistungsumfang – etwa ein zusätzlicher Kontrollgang oder eine neue Bepflanzung im Hof – lassen sich vorbereiten und der Versammlung als Beschlussvorlage zur Verfügung stellen, statt informell zwischen Einzelpersonen abgesprochen zu werden. Gerade wenn in der Vergangenheit unklar war, wer für eine Fläche zuständig ist, hilft eine schriftliche Aufgabenverteilung dabei, künftigen Streit im Haus zu vermeiden.
Zielgruppe sind vor allem Verwaltungen, die im Auftrag einer oder mehrerer Eigentümergemeinschaften handeln, aber auch Verwaltungsbeiräte, die selbst Angebote einholen und der Versammlung vorstellen möchten. In beiden Fällen hilft eine verständliche Aufbereitung: Beschlussvorlagen, die den Nutzen einer Maßnahme kurz erklären, finden in der Versammlung erfahrungsgemäß leichter eine Mehrheit als reine Preislisten ohne Begründung.
Leistungen am Gemeinschaftseigentum
| Bereich | Typische Aufgaben | Turnus |
|---|---|---|
| Gemeinschaftsflächen | Treppenhaus, Flure, Fahrradkeller im Blick behalten | wöchentlich |
| Außenanlage | Grünpflege, Wegepflege, Laubbeseitigung im Herbst | saisonal |
| Schneeräumung | Steuerung und Kontrolle der Räum- und Streueinsätze | November bis März |
| Spielplatz und Sicherheit | Sichtkontrolle Spielgeräte, Stolperstellen, Beleuchtung | monatlich |
| Technik im Gemeinschaftseigentum | Begleitung Aufzug, Beleuchtung, Rauchwarnmelder | vierteljährlich |
| Berichtswesen | Aufbereitung für die nächste Eigentümerversammlung | halbjährlich oder jährlich |
Diese Bausteine lassen sich zu einem Gesamtpaket bündeln oder einzeln beschließen, wenn die Gemeinschaft zunächst nur einen Teilbereich auslagern möchte. Manche Gemeinschaften beginnen mit der reinen Außenanlage und erweitern erst später um Technik und Sicherheit, sobald sich Vertrauen in die Zusammenarbeit aufgebaut hat.
Wichtig für die Praxis ist, dass die Gemeinschaft am Ende genau weiß, wofür sie zahlt. Deshalb wird jeder Baustein im Leistungsverzeichnis so beschrieben, dass er sich auch für Laien in der Eigentümerversammlung nachvollziehen lässt: mit Turnus, ungefährem Zeitaufwand und einer kurzen Erläuterung, warum die Aufgabe überhaupt anfällt. Das erleichtert die Zustimmung in der Versammlung und beugt späteren Rückfragen einzelner Eigentümer vor, die den Beschluss im Nachhinein infrage stellen könnten.
In einer Anlage mit vierzig Einheiten ist unklar, wer für die Pflege der Grünfläche zwischen den beiden Hauseingängen zuständig ist: die Gemeinschaft oder die angrenzenden Sondereigentümer. Ein Beschluss der Eigentümerversammlung klärt die Zuständigkeit und legt fest, dass die Fläche künftig im Rahmen der Gemeinschaftsbetreuung gepflegt wird. Damit ist die Frage für alle Beteiligten dauerhaft geklärt, statt bei jedem Rasenschnitt neu diskutiert zu werden.
Vom Beschluss zur Umsetzung
- Anfrage durch die Verwaltung oder den Verwaltungsbeirat, meist auf Grundlage eines Beschlusses oder in Vorbereitung dazu.
- Begehung des Gemeinschaftseigentums, um Zustand und Umfang realistisch einzuschätzen.
- Angebot als Beschlussvorlage, das die Verwaltung der Versammlung präsentieren kann.
- Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung.
- Umsetzung und laufende Dokumentation nach Vertragsstart.
- Bericht zur nächsten Versammlung, damit Eigentümer den Stand nachvollziehen können.
Preise nach Wohnfläche und Einheit
Bei WEG-Anlagen orientiert sich der Preis häufig an der Wohnfläche, da sich so unterschiedlich große Gemeinschaften vergleichbar kalkulieren lassen:
| Leistung | Umfang | Preis |
|---|---|---|
| Betreuung Gemeinschaftseigentum | je m² Wohnfläche und Monat | ab 0,22 € pro m² Wohnfläche und Monat netto |
| Objektbegehung | einzelner Kontrollgang | ab 59 € pro Begehung netto |
| Verkehrssicherung | Kontrollgang Gemeinschaftsflächen | ab 49 € pro Kontrolle netto |
| Winterdienst | Saisonpauschale nach Fläche | Saisonpauschale nach Fläche |
Der genaue Preis hängt von Fläche, Ausstattung (Aufzug, Tiefgarage, Spielplatz) und gewünschtem Turnus ab. Eine Ersteinschätzung für die eigene Gemeinschaft gibt es über Preise oder direkt im Angebot. Für die Beschlussfassung empfiehlt es sich, die voraussichtlichen Jahreskosten je Einheit auszuweisen, damit einzelne Eigentümer die Belastung für die eigene Wohnung besser einordnen können, bevor sie in der Versammlung abstimmen.
Wer den Umfang zunächst grob abstecken möchte, kann sich an der Vorlage weiter oben orientieren: dem Muster-Leistungsverzeichnis als PDF, das sich an die eigene Anlage anpassen und der Versammlung beilegen lässt.
Anlagentypen in Berlin
Berliner WEG-Anlagen reichen vom kleinen Altbau mit sechs Einheiten und einem gemeinsamen Hinterhof bis zur größeren Neubauanlage mit Tiefgarage, Aufzug und eigenem Spielplatz. Kleine Gemeinschaften brauchen oft nur wenige, klar umrissene Aufgaben; größere Anlagen mit vielen technischen Anlagen und gemeinschaftlich genutzten Außenflächen profitieren von einem breiteren Leistungspaket samt regelmäßiger Verkehrssicherung. In beiden Fällen gilt: Hausmeister RAT ist berlinweit im Einsatz und richtet den Umfang nach der Größe und Ausstattung der jeweiligen Anlage aus.
Besonders bei Neubau-WEG-Anlagen aus den vergangenen Jahren spielt zudem die Gewährleistung eine Rolle: Mängel an Gemeinschaftseigentum, etwa an der Fassade oder an der Tiefgaragenzufahrt, sollten innerhalb der Fristen gegenüber dem Bauträger angezeigt werden. Bei unseren Begehungen achten wir auch auf solche Auffälligkeiten und melden sie zeitnah an die Verwaltung, damit Fristen nicht ungenutzt verstreichen. Bei älteren Altbau-Anlagen liegt der Schwerpunkt dagegen häufiger auf der laufenden Instandhaltung von Treppenhaus, Hof und Fassade.
Wo Fachbetriebe ins Spiel kommen
Bei Gemeinschaftseigentum mit technischen Anlagen ist die Grenze zwischen Sichtkontrolle und Fachprüfung besonders wichtig. Aufzugsprüfungen, die Hauptinspektion von Spielgeräten und die Baumkontrolle nach FLL durch Sachkundige übernehmen ausnahmslos zugelassene Fachbetriebe, ebenso Arbeiten an Elektro-, Gas- und Heizungsanlagen. Unsere Aufgabe ist die regelmäßige Sichtkontrolle zwischen diesen Fachprüfungen, die Terminorganisation mit den Fachbetrieben und die verständliche Aufbereitung der Ergebnisse für die Eigentümerversammlung. So behält die Gemeinschaft den Überblick, ohne dass Prüftermine im Kalender einzelner Beiräte untergehen.
Dokumentation für die Versammlung
Jede Begehung und jede Maßnahme am Gemeinschaftseigentum wird mit Zeitmarke und, wo sinnvoll, mit Bildbeleg festgehalten. Diese Dokumentation lässt sich als PDF zusammenstellen und eignet sich als Anlage zum Protokoll oder als Beleg, wenn ein einzelner Eigentümer Rückfragen zur Beschlussumsetzung stellt. Wer Zugang zu Gemeinschaftsräumen benötigt, erhält den Schlüssel nur, wenn eine zweite Person die Ausgabe gegenzeichnet; die gesamte Ablage erfolgt DSGVO-konform.
- Leistungsumfang nur mündlich vereinbart, ohne dass ein Beschluss dazu vorliegt
- Verkehrssicherung auf Spielplatz oder Wegen wird niemandem konkret zugewiesen
- Zuständigkeit für Schneeräumung zwischen Sondereigentümern und Gemeinschaft unklar geregelt
- Keine Dokumentation, die bei Rückfragen einzelner Eigentümer in der Versammlung vorgelegt werden kann
Rechtsrahmen: Verkehrssicherung und Betriebskostenumlage
Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum bedürfen in der Regel eines Beschlusses der Eigentümerversammlung, besonders wenn sich Kosten oder Umfang der Betreuung ändern. Für die Verkehrssicherungspflicht auf gemeinschaftlichen Flächen ist die Gemeinschaft insgesamt verantwortlich; mehr dazu im Beitrag zur Verkehrssicherungspflicht von Eigentümern. Hausmeisterkosten lassen sich anteilig nach § 2 Nr. 14 Betriebskostenverordnung umlegen, sofern eine entsprechende Regelung besteht. Für eine rechtssichere Beschlussfassung im Einzelfall empfiehlt sich der Austausch mit der Verwaltung oder einem Fachanwalt, denn diese Übersicht kann nur einen allgemeinen Einstieg bieten.
Häufige Fragen
Muss jede Beauftragung per Beschluss erfolgen?
In der Regel ja, sobald sich Umfang oder Kosten der Gemeinschaftseigentum-Betreuung verändern sollen. Wir bereiten dafür ein Angebot vor, das die Verwaltung als Beschlussvorlage nutzen kann.
Wer ist unser Ansprechpartner, die Verwaltung oder der Verwaltungsbeirat?
Meist die Verwaltung, da sie die Beschlüsse der Gemeinschaft umsetzt. Der Beirat kann in Absprache eingebunden werden, etwa bei der Abnahme größerer Maßnahmen.
Wie wird die Verkehrssicherungspflicht auf dem Spielplatz erfüllt?
Wir führen regelmäßige Sichtkontrollen durch und dokumentieren Auffälligkeiten. Die gesetzlich vorgeschriebene Hauptinspektion nach Norm übernimmt ein Fachbetrieb, den wir bei Bedarf koordinieren.
Kann eine kleine WEG mit wenigen Einheiten überhaupt beauftragen?
Ja, der Leistungsumfang wird an die Größe der Anlage angepasst, auch kleinere Gemeinschaften mit einem überschaubaren Hof können einzelne Bausteine beauftragen.
Was passiert, wenn ein einzelner Eigentümer mit der Ausführung unzufrieden ist?
Über die dokumentierten Tickets mit Zeitmarke und Bildbeleg lässt sich die Ausführung nachvollziehen; Rückfragen klären wir gemeinsam mit der Verwaltung.
Gehört der Winterdienst zum Standardpaket?
Er lässt sich als eigener Baustein hinzubuchen. Wir organisieren und kontrollieren die Einsätze, Details stehen beim Winterdienst.
Wie oft gibt es einen Bericht für die Eigentümerversammlung?
Üblich ist ein Bericht halbjährlich oder jährlich vor der ordentlichen Versammlung, auf Wunsch auch häufiger, etwa vierteljährlich bei größeren Anlagen.
Können Aufzug und Tiefgarage in die Betreuung einbezogen werden?
Ja, die regelmäßige Sichtkontrolle lässt sich einbinden, die gesetzlich vorgeschriebene Aufzugsprüfung bleibt jedoch beim zugelassenen Fachbetrieb.
Wie geht die Gemeinschaft mit Sonderwünschen einzelner Eigentümer um?
Sonderwünsche, etwa eine zusätzliche Pflanzung vor dem eigenen Balkon, lassen sich meist nur über einen eigenen Beschluss oder eine gesonderte Vereinbarung außerhalb des Gemeinschaftsbudgets umsetzen, damit die Kostenverteilung fair bleibt.
Wie lange dauert es von der Anfrage bis zum ersten Kontrollgang?
Nach Beschluss und Vertragsschluss lässt sich der erste Kontrollgang meist innerhalb weniger Tage einplanen; feste Termine im Turnus folgen dann nach einem abgestimmten Plan.
Was passiert, wenn die Eigentümerversammlung den Beschluss ablehnt?
Dann bleibt die bisherige Regelung bestehen. Ein überarbeitetes, eventuell kleineres Angebot lässt sich für die nächste Versammlung vorbereiten, etwa mit reduziertem Leistungsumfang oder längerem Turnus.
Ist eine Probephase vor der endgültigen Beauftragung möglich?
Ein zeitlich befristeter Testzeitraum lässt sich vereinbaren, etwa für ein einzelnes Quartal, bevor die Versammlung über eine dauerhafte Betreuung entscheidet.
Wer haftet, wenn trotz Kontrolle ein Schaden entsteht?
Die Haftungsfragen richten sich nach dem vereinbarten Leistungsumfang und den allgemeinen Regeln der Verkehrssicherungspflicht; Details dazu klärt im Zweifel die Betriebshaftpflichtversicherung der Gemeinschaft mit der unseren. Eine pauschale Antwort lässt sich dazu nicht geben, da jeder Einzelfall unterschiedlich gelagert ist.
Können auch mehrere kleinere WEG-Anlagen desselben Verwalters gebündelt betreut werden?
Ja, gerade wenn eine Verwaltung mehrere kleinere Gemeinschaften betreut, lässt sich ein gemeinsamer Rahmenvertrag mit einheitlicher Dokumentation vereinbaren, auch wenn jede Anlage einen eigenen Beschluss benötigt.
